Zclinics hecht veel waarde aan de bescherming van je persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens we verwerken, waarom, en welke rechten je hebt. We verwerken persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?
De verwerkingsverantwoordelijke voor de in deze privacyverklaring beschreven verwerkingen is:
Zclinics
Boxbergerweg 27-29
7412 BB Deventer
KvK-nummer: 42035558
E-mailadres: info@zclinics.nl
Telefoonnummer: 06-11909856
Wanneer de behandelingsovereenkomst met een andere, in de afspraakbevestiging genoemde zorgaanbieder wordt gesloten, kan die zorgaanbieder zelfstandig of gezamenlijk met Zclinics verantwoordelijk zijn voor de verwerking van persoonsgegevens. Indien dit van toepassing is, wordt de cliënt daarover geïnformeerd.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van de dienstverlening kunnen wij de volgende gegevens verwerken: naam, contactgegevens (zoals e-mailadres en telefoonnummer), gegevens die nodig zijn je identiteit vast te stellen, de afspraakgegevens en gegevens over de door jou aangevraagde of ondergane behandelingen, geboortedatum, medische en andere gezondheidsgegevens waaronder je medische voorgeschiedenis, medicijngebruik, allergieën, contra-indicaties, behandelindicaties, behandelverslagen en nazorggegevens, gezondheidsgegevens die noodzakelijk zijn voor een veilige behandeling, door jou ingevulde vragenlijsten en informed-consentformulieren, foto’s en ander beeldmateriaal dat in het kader van de behandeling wordt gemaakt, correspondentie en andere communicatie met Zclinics, factuur-, betaal- en administratieve gegevens, gegevens over klachten, incidenten en eventuele aansprakelijkstellingen, technische gegevens over het gebruik van onze website, zoals IP-adres, apparaatgegevens, browsergegevens en cookiegegevens; en gegevens die je zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld via een contactformulier, per e-mail, telefonisch of tijdens een consult.
Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Wij verwerken deze gegevens uitsluitend voor zover daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat en passende beveiligingsmaatregelen zijn getroffen.
Hoe verkrijgen wij je persoonsgegevens?
Wij verkrijgen persoonsgegevens voornamelijk:
a. rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld wanneer je een afspraak maakt, een formulier invult, contact met ons opneemt of een behandeling ondergaat;
b. via het door Zclinics gebruikte online afspraken- en patiëntensysteem, waaronder Clinicminds;
c. van een andere zorgverlener, uitsluitend wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat; en
d. automatisch bij het gebruik van onze website, bijvoorbeeld door middel van noodzakelijke en - na toestemming - analytische of marketingcookies.
Voor welke doeleinden en op welke grondslagen verwerken wij gegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden.
- Het maken en beheren van afspraken;
- Het verlenen van zorg en uitvoeren van behandelingen;
- Administratie en betaling;
- Kwaliteit, klachten en juridische aangelegenheden
- Het waarborgen van de kwaliteit en veiligheid van de behandeling;
- Facturatie en financiële administratie;
- Het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
- Communicatie over afspraken en, indien je daarvoor toestemming hebt gegeven, het versturen van nieuwsbrieven;
- Foto’s en beeldmateriaal
Online afspraken via Clinicminds
Zclinics gebruikt Clinicminds voor het maken en beheren van afspraken en kan Clinicminds daarnaast gebruiken voor patiëntregistratie, communicatie, formulieren, behandelgegevens en dossiervorming.
Wanneer je via Clinicminds een afspraak maakt, worden de gegevens die je daarbij invult via dit systeem verwerkt. Zclinics bepaalt voor welke doeleinden deze gegevens worden verwerkt. Voor zover Clinicminds de gegevens uitsluitend in opdracht van Zclinics verwerkt, treedt Clinicminds op als verwerker.
Zclinics maakt met Clinicminds schriftelijke afspraken over onder meer vertrouwelijkheid, beveiliging, het inschakelen van subverwerkers, datalekken, bewaartermijnen en het verwijderen of retourneren van gegevens.
Met wie delen wij persoonsgegevens?
Binnen Zclinics hebben uitsluitend personen toegang tot persoonsgegevens voor zover zij die toegang nodig hebben voor hun werkzaamheden. Dit kunnen onder meer de behandelend artsen en andere rechtstreeks bij de behandeling betrokken hulpverleners en bevoegde administratieve medewerkers zijn.
Wij kunnen persoonsgegevens daarnaast delen met:
a. andere zorgverleners die rechtstreeks bij de behandeling of nazorg zijn betrokken;
b. ICT-, hosting-, communicatie- en softwareleveranciers, waaronder Clinicminds;
c. betaal-, boekhoud- en administratiedienstverleners;
d. professionele adviseurs, zoals advocaten, accountants en verzekeraars;
e. een klachtenfunctionaris of geschilleninstantie;
f. toezichthouders en andere overheidsinstanties; en
g. andere derden wanneer dit noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen of een rechtsvordering vast te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen.
Medische gegevens worden niet zonder geldige grondslag met derden gedeeld. Wanneer voor verstrekking toestemming vereist is, vragen wij die toestemming vooraf.
Dienstverleners die persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht verwerken, mogen deze gegevens niet voor eigen doeleinden gebruiken. Met deze dienstverleners sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst.
Geheimhouding en medisch beroepsgeheim
De betrokken hulpverleners zijn gebonden aan het medisch beroepsgeheim. Ook andere personen die vanuit hun functie toegang hebben tot persoonsgegevens zijn gehouden aan een wettelijke, contractuele of professionele geheimhoudingsplicht.
Informatie uit het medisch dossier wordt uitsluitend verstrekt wanneer:
a. je daarvoor toestemming hebt gegeven;
b. verstrekking noodzakelijk is voor de behandeling en wettelijk is toegestaan;
c. Zclinics of de hulpverlener daartoe wettelijk verplicht is; of
d. een andere wettelijke uitzondering op de geheimhoudingsplicht van toepassing is.
Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte
Zclinics streeft ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte – de EER – te verwerken.
Wanneer een door ons ingeschakelde leverancier persoonsgegevens buiten de EER verwerkt, zorgen wij ervoor dat daarvoor een geldige doorgiftegrondslag bestaat en passende waarborgen zijn getroffen. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of goedgekeurde standaardcontractbepalingen, eventueel aangevuld met aanvullende beveiligingsmaatregelen.
Je kunt contact met ons opnemen voor meer informatie over de waarborgen die in een concreet geval worden toegepast.
Hoelang bewaren wij persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn uit de wet voortvloeit of noodzakelijk is voor de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen.
Medische dossiers bewaren wij conform de wettelijke bewaartermijn van ten minste 20 jaar (of zoveel langer als uit goed hulpverlenerschap voortvloeit). Overige gegevens bewaren wij niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.
Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?
Zclinics neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging, openbaarmaking en ander onrechtmatig gebruik.
Deze maatregelen kunnen onder meer bestaan uit:
a. toegangsbeveiliging en persoonlijke gebruikersaccounts;
b. beperking van toegangsrechten op basis van functies en werkzaamheden;
c. beveiligde verbindingen en versleuteling waar passend;
d. beveiligde opslag en back-ups;
e. logging en controle van toegang tot medische gegevens;
f. geheimhoudingsafspraken;
g. periodieke actualisering van beveiligingsmaatregelen; en
h. afspraken met leveranciers over beveiliging en datalekken.
Ondanks deze maatregelen kan geen enkel systeem absolute veiligheid garanderen.
Datalekken
Bij een beveiligingsincident of datalek onderzoekt Zclinics zo spoedig mogelijk wat er is gebeurd en welke gevolgen dit kan hebben.
Wanneer dit wettelijk verplicht is, meldt Zclinics het datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wanneer een datalek waarschijnlijk een hoog risico voor jouw rechten en vrijheden oplevert, informeren wij je daarover eveneens, tenzij een wettelijke uitzondering van toepassing is.
Welke rechten heb je?
Je hebt, afhankelijk van de omstandigheden, het recht om:
a. informatie te ontvangen over de verwerking van je persoonsgegevens;
b. je persoonsgegevens en medisch dossier in te zien;
c. een afschrift van je persoonsgegevens of medisch dossier te ontvangen;
d. feitelijk onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;
e. een eigen verklaring aan het medisch dossier te laten toevoegen;
f. in bepaalde gevallen persoonsgegevens te laten verwijderen of het medisch dossier te laten vernietigen;
g. in bepaalde gevallen de verwerking te laten beperken;
h. bezwaar te maken tegen een verwerking die is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang;
i. gegevens die je zelf hebt verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen of te laten overdragen, voor zover het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is; en
j. een gegeven toestemming op ieder moment in te trekken.
Deze rechten zijn niet absoluut. Een verzoek kan bijvoorbeeld geheel of gedeeltelijk worden geweigerd wanneer bewaring van gegevens wettelijk verplicht is, wanneer vernietiging in strijd is met goed hulpverlenerschap of wanneer de gegevens ook van aanmerkelijk belang zijn voor een ander.
Een correctieverzoek met betrekking tot het medisch dossier kan worden gebruikt om feitelijk onjuiste gegevens te verbeteren. Een professioneel oordeel of medische bevinding wordt niet aangepast uitsluitend omdat je het daarmee oneens bent. Je kunt in dat geval wel verzoeken een eigen verklaring aan het dossier toe te voegen.
Je kunt een verzoek indienen via info@zclinics.nl. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om je identiteit vast te stellen en misbruik van persoonsgegevens te voorkomen. Wij reageren binnen de daarvoor geldende wettelijke termijn.
Geautomatiseerde besluitvorming
Zclinics neemt geen besluiten die voor jou rechtsgevolgen hebben of je anderszins in aanmerkelijke mate treffen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking, zonder betekenisvolle menselijke tussenkomst.
Een online selectie of aanvraag voor een behandeling houdt geen automatische medische beoordeling of garantie in dat de behandeling wordt uitgevoerd. De behandelend arts beoordeelt of een behandeling medisch en professioneel verantwoord is.
Website en cookies
Onze website kan gebruikmaken van functionele, analytische en marketingcookies of vergelijkbare technieken.
Voor cookies die niet strikt noodzakelijk zijn voor de werking van de website, vragen wij vooraf toestemming wanneer de wet dat vereist. Meer informatie over de gebruikte cookies, de betrokken leveranciers, bewaartermijnen en het wijzigen van je voorkeuren is opgenomen in onze cookieverklaring.
Links naar websites van derden
Onze website kan links bevatten naar websites of diensten van derden. Zclinics is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop deze derden persoonsgegevens verwerken. Wij adviseren je de privacyverklaring van de betreffende derde te raadplegen.
Wijzigingen van deze privacyverklaring
Zclinics kan deze privacyverklaring wijzigen, bijvoorbeeld wanneer onze dienstverlening, de gebruikte systemen of de toepasselijke wet- en regelgeving verandert.
De meest actuele versie wordt op onze website gepubliceerd. Bovenaan de privacyverklaring staat wanneer deze voor het laatst is bijgewerkt. Bij belangrijke wijzigingen kunnen wij je daarover aanvullend informeren.
Contact en klachten
Voor vragen over deze privacyverklaring, de verwerking van je persoonsgegevens of het uitoefenen van je rechten kun je contact opnemen via:
Zclinics
Boxbergerweg 27-29
7412 BB Deventer
E-mailadres: info@zclinics.nl
Telefoonnummer: 06-11909856
Ben je niet tevreden over de wijze waarop wij met je persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op, zodat wij je klacht kunnen onderzoeken. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.